Les bases à connaître pour écrire un mail en anglais
Pour écrire un mail en anglais, il faut d’abord apprendre à maîtriser les bases. Pour cela, vous devez connaître un lexique particulier, bien choisir votre destinataire et définir un objet d’e-mail clair et concis.
Le Lexique pour votre mailing en anglais
Pour commencer, voici quelques mots de vocabulaire autour du champ lexical de l’e-mail en anglais :
- Sender : Expéditeur ;
- Recipient : Destinataire ;
- Send : Envoyer ;
- Sent : Envoyé ;
- Receive : Recevoir ;
- Received : Reçu ;
- E-mailaddress : Adresse e-mail ;
- Subject : Objet ;
- Objet de mail : Email subject ;
- Attached file : Pièce jointe ;
- Draft : Brouillon.
Ces termes sont essentiels pour votre mailing en anglais. Si votre interface est entièrement en anglais, cela vous permettra de naviguer plus facilement dans votre boîte mail.
Choisir un destinataire
La première étape à respecter est de choisir votre destinataire en anglais. Rien de compliqué pour le moment, il vous suffit de faire comme d’habitude et de taper l’adresse souhaitée dans« destinataire » ou « recipient », si votre interface est en anglais.
Vous pouvez également avoir besoin d’ajouter quelqu’un en copie ou copie cachée. Cette action demeure la même que ce soit pour écrire un mail en anglais ou en français.
Définir un objet de mail précis
Dans un mailing en anglais comme français, l’objet de l’email ou « Email subject » ne doit surtout pas être négligé. Ce dernier permet au destinataire de saisir immédiatement la teneur de votre message. Privilégiez un objet clair et concis en fonction de votre intention, surtout lorsqu’il s’agit d’un mail professionnel en anglais.
Voici quelques termes basiques pour vous aider à composer votre objet de mail :
- Demande d’information : Information request ;
- Demande de rendez-vous : Request for an appointment ;
- Candidature (pour) : Application (for) ;
- Prise de contact (de la part de) : Contact (on behalf of) ;
- Réclamation : Claim ;
- Suite à notre conversation : Following our conversation ;
- Suivi : Follow up.
Si l’email s’adresse à un client, n’hésitez pas à préciser le nom de votre société dans l’objet de l’e-mail. Ainsi, le destinataire pourra plus facilement vous reconnaître.
Lorsque vous rédigez un mail de candidature, pensez à joindre votre CV en pièce jointe. Il est important de savoir comment écrire un CV en anglais pour être sûr de partager correctement vos informations. Vous pouvez éventuellement transmettre une lettre de motivation en anglais, pour mettre toutes les chances de votre côté.
Commencer un mail en anglais
Pour commencer un mail en anglais, la formule de politesse en anglais reste un indispensable que vous devez maîtriser. Elle s’adapte en fonction de la région du monde où vous vous trouvez.
Débuter avec une formule de politesse en anglais
Vous vous demandez comment dire bonjour en anglais ? Plusieurs alternatives plus ou moins formelles existent. Dans tous les cas, la formule d’appel doit se démarquer du reste de votre texte.
Au Royaume-Uni, par exemple, les e-mails professionnels utilisent un registre moins soutenu qu’en France. Cependant, vous n’utiliserez pas la même formule de politesse en anglais en fonction du ton souhaité et de votre interlocuteur.
Pour un e-mail professionnel en anglais, on privilégiera les tournures suivantes :
- Dear Mr./Mrs Jones / Cher Monsieur/Madame Jones : cette tournure très formelle s’avère idéale pour un contexte professionnel ;
- Dear Sir/Madam / Cher Monsieur/Madame : cette formule peut être utilisée lorsque vous ne connaissez pas le nom de votre interlocuteur ;
- Dear Jessica / Chère Jessica : voici une formulation plus neutre pour un destinataire que vous connaissez ;
- To whom it may concern / À qui de droit : une formule de politesse en anglais très formelle, qui peut être utile si vous n’avez aucune idée de l’identité de votre interlocuteur et ne voulez prendre aucun risque ;
- Hello Mr/Mrs Jones / Bonjour Monsieur/Madame Jones : une tournure universelle couramment utilisée ;
- Hello Jessica : une formulation moins formelle que vous pouvez utiliser avec un collègue ou un client que vous connaissez bien, par exemple.
Pour rédiger un e-mail plus informel à destination personnelle, vous pouvez utiliser ces termes :
- Hello : il s’agit de la formule de politesse en anglais la plus courante avec laquelle vous ne risquez rien ;
- Hi Peter : un usage peu formel, à utiliser lorsque vous vous sentez en confiance avec le destinataire ;
- Hey Jane : une tournure familière à réserver à ses proches.
Si vous souhaitez utiliser une formule de politesse en anglais plus neutre, adaptée en fonction du moment de la journée, les tournures suivantes vous conviendront :
- Good morning : Bonjour ;
- Good afternoon : Bon après-midi ;
- Good evening : Bonsoir.
Vous pouvez également apprendre comment vous présenter en anglais. Cela peut vous être essentiel lorsque vous souhaitez préparer un entretien.
Trouver une accroche adaptée pour votre mail en anglais
L’accroche suit la formule d’appel et sert de transition entre cette dernière et le corps de l’e-mail. Il est donc important de faire en sorte que cette simple phrase s’inscrive naturellement dans la continuité du niveau de discours que vous avez choisi pour votre mail en anglais.
Pour ce faire, voici quelques expressions à placer dans votre email, de la plus formelle à la plus informelle, que vous pouvez utiliser :
- I hope this email finds you well : J’espère que vous vous portez bien ;
- How are you? : Comment vas-tu ?/allez-vous ? ;
- How is it going? : Comment ça va ? ;
- Long time no see! : Ça fait longtemps !
Penser à une entrée en matière
Cette étape permet d’introduire le sujet de votre email en anglais tout en allant droit au but. Vous devez simplement être en accord avec l’objet de votre email, afin de rester cohérent.
Des exemples de phrases introductives formelles pour un e-mail professionnel en anglais :
- I am writing you to enquire about… : Je vous écris pour vous renseigner sur… ;
- I am writing with regards to… : Je vous écris à propos de… ;
- I would like to contact you about… : Je me permets de vous contacter pour…
Quelques formulations pour un mail professionnel plus informel :
- I am writing in reference to… : J’écris à propos de… ;
- I am writing to update you : Je vous écris pour vous informer des avancées sur…
Rédiger le corps d’un mail en anglais
Lorsque vous rédigez le corps du mail en anglais, vous devez vous concentrer sur l’essentiel et adapter vos tournures de phrases en fonction de vos intentions.
Savoir aller à l’essentiel
Pour écrire un email, il faut aller à l’essentiel. Oubliez les détails inutiles et focalisez-vous sur le message à faire passer. En particulier pour rédiger un mail professionnel. Selon une étude datant de 2023 sur les e-mails par arobase.org, en moyenne dans une entreprise, 88 e-mails sont reçus et 34 sont envoyés par jour et par personne. Économisez du temps en étant clair et concis. Ainsi, vous éviterez les échanges superflus dans le futur.
Vous devez penser également à adopter le même ton tout au long de votre email en anglais. Sinon, vous risquez de perdre votre interlocuteur. Dans un mail professionnel, il est essentiel d’utiliser du vocabulaire adéquat.
Adopter des tournures de phrases adaptées à votre interlocuteur
Le ton et les formulations inscrites dans votre mail en anglais doivent être en adéquation avec le contenu de votre message. En fonction de l’intention, les tournures utilisées peuvent être différentes.
Si vous rédigez un email de prise de contact, vous préférerez les formulations suivantes :
- I am writing to you on behalf of… : Je vous écris de la part de… ;
- I was referred to you by… : J’ai été référé(e) à vous par… ;
- Your name was given to me by… : Votre nom m’a été donné par…
Lorsque vous répondez à un mail, vous pouvez opter pour les formules suivantes :
- Thank you for your consideration regarding… : Merci pour votre considération au sujet de… ;
- Thank you for your quick reply : Merci pour votre réponse rapide ;
- Thanks for getting back to me : Merci d’être revenu(e) vers moi ;
- I am writing in response to… : Je vous écris en réponse à… ;
- I am writing to follow up on… : Je vous écris pour faire le suivi de… ;
- In response to your previous e-mail : En réponse à votre/ton précédent mail.
Pour communiquer et demander une information, vous opterez plutôt pour les formules de politesses qui suivent :
- I am writing to let you know that… : Je vous écris pour vous informer que… ;
- I am delighted to let you know that… : J’ai le plaisir de vous annoncer que…
- I regret to inform you that… : Je regrette de vous informer que… ;
- Just a note to say… : Juste un message pour dire… Cette dernière formulation demeure la plus informelle ;
- I would be grateful if you could… : Je vous serais reconnaissant(e) si vous pouviez… ;
- Would you be so kind as to… : Auriez-vous l’amabilité de… ;
- I was wondering if you could… : Je me demandais si vous pouviez… ;
- Could you please give me some information about… : Pourriez-vous m’informer à propos de… ;
- I would like to know… : J’aimerais savoir…
Quand vous écrivez un mail en anglais concernant des remerciements, il est préférable d’utiliser certaines tournures :
- I would like to express my gratitude for… : Je souhaite vous exprimer ma gratitude pour… ;
- I would like to thank you for… : Je voudrais vous remercier pour…
Lorsque vous rédigez un email anglais à propos d’une candidature en réponse à une offre ou en spontané, deux formules différentes sont à adopter :
- With reference to your advertisement on [nom du site où figurait l’offre], I am interested in applying… : En référence à votre offre sur [Nom du site], je suis intéressé(e) pour postuler…
- I am writing to enquire about the possibility of an opening as a [nom/type de poste] : Je vous écris pour me renseigner sur la possibilité d’une ouverture en tant que…
N’hésitez pas à bien vous présenter et à user de quelques formules de politesses dans votre corps d’e-mail. Le destinataire anglais doit comprendre ce que vous cherchez et le lien entre votre profil et son entreprise.
Enfin, pour exprimer un mécontentement, voici quelques tournures pour vous aider à écrire votre mail en anglais :
- I am writing to complain about… : Je vous écris pour me plaindre de… ;
- I am writing in connection with my [nom du produit] : Je vous écris à propos de mon [nom du produit] ;
- I would like the product to be replaced as soon as possible : Je souhaiterais que le produit soit remplacé dès que possible ;
- I would like an immediate refund : Je voudrais un remboursement immédiat.
Si vous manquez de vocabulaire en anglais pour rédiger le corps de mail de votre plainte, ce petit lexique pourrait vous aider :
- Faulty : Défectueux ;
- Damaged : Endommagé ;
- In poor condition : En mauvaise condition.
Terminer un mail en anglais
Vous arrivez sur la fin de votre message et vous vous demandez comment terminer un mail en anglais ? Pas de panique ! Vous devez vous assurer que le contenu du message est clair avant de conclure et de signer un e-mail en anglais.
Parler d’une pièce jointe en anglais
Si vous ajoutez une pièce jointe, n’oubliez pas de le mentionner dans votre mail afin de prévenir votre destinataire :
- Please find attached : Veuillez trouver ci-joint ;
- I am forwarding you : Je vous transfère ;
- Hereby attached : Ci-joint ;
- I am attaching… to this email : Je joins… à cet email ;
- I have attached : J’ai joint.
Ne faites pas l’erreur d’oublier la pièce jointe en anglais car c’est un oubli fréquent qui peut vous décrédibiliser auprès de votre interlocuteur.
Conclure l’email
Il est temps de conclure votre email en anglais. Vous pouvez, dans un premier temps, remercier le destinataire :
- Thank you for your consideration : Merci pour votre considération ;
- Thank you in advance for… : Merci d’avance pour… ;
- Thank you for your help : Merci pour votre aide.
Dans un second temps, vous pouvez inviter l’interlocuteur à vous faire un retour autrement :
- If you need any further information, please feel free to contact me : Si vous avez besoin de plus d’informations, n’hésitez pas à me contacter ;
- Do not hesitate to contact me again : N’hésitez pas à me recontacter ;
- I remain at your disposal : Je reste à votre disposition.
Signer un mail en anglais
Lorsque votre mail en anglais est bien rédigé, il est conseillé de terminer par une formule de politesse. Encore une fois, le ton employé se doit de concorder avec la nature de votre relation avec le destinataire.
Pour un email professionnel, vous pourrez choisir parmi différentes formulations exprimant le mot « cordialement » en anglais :
- Kind regards ;
- Best regards ;
- Cordially ;
- Sincerely : ce terme signifie plutôt « sincèrement » ou « respectueusement » en anglais.
Pour un email plus informel, les tournures suivantes prennent tout leur sens :
- Have a nice day/weekend : Passez une bonne journée/weekend ;
- Hope to see you soon! : À bientôt j’espère ! ;
- See you soon! : À bientôt ! ;
- Bye! : Au revoir !
Si vous attendez une réponse à votre email, vous pouvez ajouter l’expression « I am looking forward to hearing from you ». Cette dernière signifie « Dans l’attente d’une réponse de votre part ».
N’oubliez pas de signer le mail avec votre nom et prénom. Si vous écrivez au nom de votre société, vous pouvez également ajouter le nom de cette dernière. Les signatures électroniques sont de mises aujourd’hui et simples à mettre en place pour vous faire gagner du temps.
Exemples de mails en anglais
Vous cherchez un exemple de mail professionnel en anglais ? Anglify vous propose quelques astuces et exemples pour votre mail anglais, qu’il soit professionnel ou non. Vous pouvez aussi en lire plus pour savoir comment trouver un job au Royaume-Uni.
Astuces de rédaction
Désormais, vous avez toutes les cartes en mains pour rédiger un mail en anglais. Cependant, il reste une règle de rédaction importante à connaître. Pour ceux qui sont déjà familiers avec l’anglais, vous devez avoir pris connaissance de la notion de contraction dans le discours. En effet, il est très courant d’employer cette méthode, surtout à l’oral, pour prononcer les formules suivantes plus rapidement :
- I am : I’m ;
- You are : You’re ;
- I have : I’ve ;
- I cannot : I can’t.
Néanmoins, vous devez éviter d’utiliser ces contractions dans un contexte très formel. Pour votre email professionnel, restez plus solennel en écrivant les formulations en entier.
Exemple de mail professionnel en anglais
Voici un exemple de mail en anglais adoptant un ton plutôt formel, à destination professionnelle :
« Dear Mr Clapton,
I hope this email finds you well.
Thank you for your prompt reply regarding the information about the Financial advisor position. I am wondering if you could give me the contact of the service manager so I can discuss the details with him.
Looking forward to hearing back from you,
Kind regards,
George Benson »
Exemple de mail plus informel
Si vous souhaitez rédiger un mail en anglais plus informel à destination personnelle :
« Hi Jim!
Long time no see, hope you’re doing well!
I’ll be back in town this week-end for the festival, are you still going? If not, we should definitely meet for a drink near your flat. I would love to catch up with you!
Let me know what your plans are so we can organise something!
See you soon!
Michael »
Le mailing en anglais ne devrait plus avoir de secret pour vous désormais. Il est important de savoir aller à l’essentiel tout en trouvant le ton et les tournures de phrases adéquates en fonction de la situation et de votre destinataire.
Si vous souhaitez adapter la rédaction de vos mails à vos attentes, l’idéal reste la prise de cours d’anglais avec Anglify. Vous pourrez ainsi vous focaliser sur vos lacunes et progresser. Vos échanges professionnels n’en seront que meilleurs. Anglify vous donne les clés pour savoir comment débuter en anglais.
